每到大促、活动期间,大量客户咨询同时涌入,满屏的旺旺消息等待回复,淘宝客服同学们一刻不停忙碌到深夜,依然有许多客户不满「为什么等这么久才回复一句?」「你们家客服都不理人?」
为了给消费者带来更好咨询体验,保证客服人员对当前接待用户的服务质量,淘宝商家可以设置启用排队功能【注:此为白名单功能】。
不过,排队时间过长对买家咨询体验、询单转化率均有所损害,平台商家朋友们仅在必要的时候,在合理范围内使用排队功能。
在了解排队之前,有一个概念需要先了解,即「会话」。
会话是指客服的一次接待过程,有明确的「开始」和「结束」。客户开始排队之后,因为客服同时接待的咨询量是有限的,一个接待如果一直完成不了,新的客户就进不来了。因而需要明确一次咨询的开始与结束,这样才能够对同时进行的咨询量进行控制。目前有两种会话结束的逻辑,一是客服手动关闭接待窗口,二是会话超时自动关闭。
1 设置启用排队
1.1 设置后台路径
旧分流后台(https://kehufuwu.taobao.com/#/advancedsetting)
新分流后台(新版千牛工作台-客服-客服分流-高级设置-客户排队)
1.2 排队模式开启
排队分为以下两种模式:
全店排队:指对全店所有参与分流的客服分组都开启排队模式
分组排队:指对部分参与分流的客服分组开启排队模式,可设置需开启排队的客服分组
1.3 排队参数配置
接待上限:指的是单个客服同时接待人数上限,可以不同分组或者不同客服个人设置不同的上限。比如售前客服上限高一些,售后客服低一些;熟练客服高一些,新手客服低一些。
客服同时接待人数上限,指的是单个客服同时接待人数上限。但是,有一些会话是不占用这个上限的名额的。如果这个客服有不占名额的会话,那么他的同时接待数会超过他的接待上限。
客服转接、客服主动发起的聊天、专属客服优先接待、小二会话、店铺内聊天、在重复进线时间内进入的客户,均不占用客服同时接待人数上限。
会话结束定义:指客服说完最后一句话超过N分钟,消费者没有再回复,则系统自动关闭会话。可根据实际需要进行调整。
N分钟无响应后自动结束会话,是指客服说完最后一句话超过N分钟,消费者没有再回复,则系统自动关闭会话。(若消费者说完最后一句话超过N分钟而客服没有回复,会话是不会超时的)如果客户在关闭会话后继续发送消息,且在线客服依然全部满负荷,则客户需要再次排队咨询。
预估接待时长:主要用于计算和提示消费者预计等待时间,用于聊天窗中提示。可以设置客服接待完一个客户大致需要的时间,默认值为10分钟,可根据实际需要进行调整。
预估人均接待时长,指的是客服接待完一个客户需要的时间。系统会根据排队等待人数、参与分流的在线客服数、人均接待时长几个指标,预估排队用户需要等待的时间
重复进线规则:是指咨询会话结束后,在一定时间内再次进线的消费者,可以不用排队,直接进入客服原来的客服,即使原来的客服已经到达接待上限
如果选择「需要重新排队」(旧后台重复进线的时间设为0),那么消费者每次会话结束,都会重新走排队流程分给空闲客服,这个空闲客服很大可能不是原来的那个客服,这就会造成消费者不断换客服的情况。
如果买家再次进线时在重复进线时间内,但是原来的客服不在线了,此时我们会看该客服的客服组内有没有其他在线客服。如果有的话,会分配给同组的其他在线客服。如果同组没有客服在线,此时客户回去重新排队。(注意:这个能力会突破上方设置客服接待上限,即不计入客服接待上限中)
推荐设置:建议适当放大「客服同时接待人数上限」和「N分钟无响应后自动结束会话」两个数值,在不影响接待的情况下减少因客户回复延时造成会话断开的情况。
1.4 分组排队说明
如果一个页面来源(或者商品)绑定了两个客服分组,其中一个分组开启了排队,另一个分组没有开启,那么从该页面来源(或商品)进来的买家会优先分配给没有开启排队的分组。
如果两个客服分组都没有绑定页面来源(或者商品),其中一个分组开启了排队,一个分组没有开启,那么从该页面来源(或商品)进来的买家也会优先分配给没有开启排队的分组。
总之,如果想要用分组排队的话,将某一个(商品)只绑定给这一个分组才能实现哦!
2 排队客服接待
开启排队模式后,聊天窗口会会提示「店铺进入排队模式」。如果开启后有客服没有提示进入排队状态,那么请客服重登千牛即可,原来的会话会自动恢复
排队模式下,关闭聊天窗口即代表结束接待。如果客户再进线咨询,我们会判断这个客户是不是在重复进线时间内进来的。如果是,则直接进入上一个客服;如果不是,那么需要重新排队咨询。而且,再排队之后是按照客服繁忙程度重新分配,不一定会在分给之前的客服(即不遵循最近联系人逻辑)。
注意:有些客服习惯在没有结束接待时就关闭窗口。在排队开启时,这种关闭意味着客户再咨询时可能需要重新排队。因此请主管提醒客服,在排队模式开启时若接待未完成,不要手动关闭会话窗口。
当满员的客服结束某一会话使得接待名额空出时,即会自动接入新的会话。
注意:当客服下班离线时,需要先挂起,将当前的会话接待完毕关闭会话后再离线。如果直接离线的话,离线的瞬间有可能可能会将排队中的买家分给该客服,但此时该客服离线,买家又会重新进入队列,对买家体验造成影响。
3 排队消费者视角
如果全店开启排队,那么进店客户都会先接入服务助手;如果仅对部分分组开启了排队,那么这些开启了排队的分组的客户会先进服务助手,没有开启排队的分组的客户直接进入人工。
消费者进入服务助手之后,如果发起转人工即可进入人工客服接入排队。系统会告知用户前面排队的人数及需要等待时间,点击*新按钮,可*新当前的排队状态(上图)。
注意:为了防止出现「前面有100000个人等待,预计等待5年的」这种状况,当排队人数>99人,排队等待时间>240min 时,则不会提示具体的排队人数和等待时间,会展示「您前面有99+个客户正在排队,预计需要等待一小段时间」。
排队中的客户再次点击人工客服,将重新回复消息,并*新当前排队人数及等待时间;当人工客服有空闲后,即会在当前窗口自动接入人工客服。
若双方超过N分钟没有会话,则消费者会收到提示:亲,因为您N分钟没有发送任何消息,当前会话已经结束。若仍有问题需要咨询,您可在当前窗口寻求智能服务助手的帮助或点此接入人工客服。客服也会受到系统消息提示,之后客服可以切掉此会话。
4 查看排队数据
对于开启启用排队功能的商家,可以在「千年新工作台-客服-接待管理-现场管理-排队数据」中(未被新版覆盖商家可点击访问:https://qn.taobao.com/microapp/app-customer-service/real-time-statistics),查看店铺的实时/离线排队数据。全店排队数据中,具体指标口径含义如下。点击页面上的「*新」按钮,会查询当天截止当前时点最新的实时数据。
分组排队数据中,会展示开启排队的分组。分组的指标数据口径及含义,与全店排队数据相同。此外,分组排队数据支持导出,点击导出后,将会把当前查询的数据导出为Excel文件。
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